Schatten-IT

Was ist Schatten-IT?

Der Begriff Schatten-IT bezieht sich auf Programme, welche Mitarbeiter benutzen, anstatt die von der von der IT-Abteilung bereitgestellten Lösungen. So zum Beispiel Google Driveoder Dropbox. Dank zunehmender Verbreitung sozialer Netzwerke und Cloud-Kollaborationsdienste, die entweder kostenlos sind oder per Kreditkarte erworben werden können, kommt dies in Unternehmen leider häufig vor.

Die Anschaffung von Schatten-IT wird oft mit Flexibilität begründet. Jemand muss unbedingt bestimmte Informationen weitergeben, doch die IT-Abteilung hat keine passende Lösung parat, und die Anschaffung würde Wochen oder gar Monate dauern. Also findet der Mitarbeiter selbst eine Lösung, und die Schatten-IT nimmt zu. Hat sie erst mal Fuß gefasst, verbreitet sie sich oft schnell weiter und lässt sich später nur schwer unterbinden.

Alle Cloud-Speicherlösungen bieten ähnliche Funktionen: Sie ermöglichen das Hoch- und Runterladen von Inhalten und das Freigeben von Online-Dokumenten. Zudem bieten sie Anwendungen für Endgeräte, über die Dateien lokal gespeichert und synchronisiert werden können. Das bedeutet neue und komplexe Schwachstellen, über die Daten ein- und ausfließen können und die vom Unternehmen gesteuert und überwacht werden müssen.

Die Leichtigkeit, mit der Dokumente mit Kollegen und externen Partnern geteilt und bearbeitet werden können, bedeutet ein stark erhöhtes Risiko, sowohl für versehentliche als auch für mutwillig herbeigeführte Datenverluste. Werden die Möglichkeiten für Weitergabe und Zusammenarbeit jedoch zu sehr durch Sicherheitskontrollen eingeschränkt, werden die Mitarbeiter entweder versuchen, die Kontrollen zu umgehen oder über beschränkte Produktivität klagen.

Hinsichtlich der Internetsicherheit sollten IT-Abteilungen sollten regelmäßig Umfragen durchführen, welche Dienste die Mitarbeiter verwenden oder künftig benötigen, und dann genehmigte Werkzeuge empfehlen. Beachten Sie, dass ein Verbot ohne ausreichende Begründung die Schatten-IT wahrscheinlich keine Lösung ist.

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