Soziale Netzwerke

Soziale Netzwerke und die Notwendigkeit für die Überarbeitung der Richtlinien

Viele Firmen kommunizieren mittlerweile über soziale Netzwerke mit Kunden, Partnern und potenziellen Kunden. Daher ist es nicht mehr praktikabel, den Zugriff auf solche Portale zu sperren, um die Nutzung zu kontrollieren. Die Kommunikation über soziale Netzwerke erfolgt zudem oft auch über mehrere Personen, nicht nur über ein Firmenkonto oder eine einzelne Abteilung. Zum Schutz des Unternehmens ist es deshalb notwendig, die Kontrolle darüber zu behalten, welche Informationen veröffentlicht werden. Auch wenn auf Twitter nur begrenzt Informationen weitergegeben werden können, sind dennoch Fälle bekannt, in denen Firmengeheimnisse über Seiten wie Linkedin oder Facebook verbreitet wurden.

Dabei muss es sich nicht zwingend um eine vertrauliche Datei handeln. Es reicht ein Foto vom Arbeitsplatz, auf dem im Hintergrund kritische Informationen zu sehen sind, z. B. auf Weißwandtafeln oder Notizzetteln. Auch enthalten die Metadaten von Fotos oft den Aufnahmeort. Mit Hilfe der Document Sanitization von Clearswift ist es aber möglich, diese Metadaten und GPS Koordinaten aus Fotos zu entfernen, wenn diese per E-Mail oder über webbasierte Applikationen versandt werden. Eine kurze Animation zur Funktionsweise finden Sie hier.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, das Unternehmen zu schützen, ist, die Nutzung sozialer Netzwerke (und wo wir schon dabei sind, auch die Nutzung von Cloud-Kollaborationsdiensten) in der Acceptable Usage Policy abzudecken.

Die Überarbeitung der Richtlinie erfordert natürlich, dass die Mitarbeiter anschließend davon in Kenntnis gesetzt werden. Vergessen Sie also nicht, sie zu informieren und Beispiele für unzulässiges Verhalten anzuführen.